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La Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic

Déplacement, repas et hospitalité

Le CASC de Champlain est tenu de respecter la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic du Conseil de gestion du gouvernement datée du 1er avril 2011. Par conséquent, le CASC de Champlain a établi des règles visant les dépenses que doivent respecter les membres du conseil d'administration, les employés, les experts-conseils et les entrepreneurs travaillant pour le CASC ou lui offrant des services-conseils ou autres. Ces règles visent les frais de déplacement, de repas et d'hospitalité. 

Les règles reposent sur les quatre principes suivants :

A) Responsabilisation 
Le CASC doit rendre compte des fonds publics utilisés pour rembourser des frais de déplacement, de repas et d'hospitalité. Toutes les dépenses engagées appuient les objectifs de l'organisme.
 
B) Transparence 
Le CASC est transparent envers tous ses intervenants. Les règles applicables aux dépenses engagées et remboursées en matière de déplacement, de repas, d'hébergement et d'hospitalité sont claires, faciles à comprendre et disponibles au grand public.
 
C) Optimisation des ressources 
L'argent des contribuables est dépensé de façon prudente et responsable. Les activités de déplacement, de repas et d'hospitalité sont indispensables et raisonnables, et réalisées dans un juste souci de santé et de sécurité.

D) Équité
Les dépenses dûment autorisées et engagées pour permettre la réalisation des activités du CASC sont remboursées.

Lise la politique de déplacement (seulement disponible en anglais) » 

Éléments clés des règles concernant les dépenses

Cadre de responsabilisation

Les règles relatives aux dépenses doivent comprendre un cadre de responsabilisation pour assurer la gestion appropriée des dépenses et pour faire en sorte que chacun comprenne les pouvoirs d'autorisation des dépenses.

Boissons alcoolisées
Les règles relatives aux dépenses doivent comprendre des lignes directrices sur les modalités de présentation d'une demande de remboursement pour boissons alcoolisées. Ces règles doivent traiter expressément de la façon d'obtenir une autorisation de consommation d'alcool et un remboursement de frais connexes.  

Hospitalité
Les frais d'hospitalité comprennent les frais d'aliments, de boissons, d'hébergement, de transport et d'autres services qui sont engagés à même les fonds publics pour des personnes qui n'exécutent pas du travail pour le CASC. Les règles décrivent les situations entraînant des frais d'hospitalité. 

Pièces justificatives
Les règles relatives aux dépenses précisent l'adoption de bonnes pratiques en matière de tenue de dossiers pour faciliter les opérations de vérification et d'audit.

Experts-conseils et autres entrepreneurs
Les règles décrivent les modalités de présentation d'une demande de remboursement de dépenses par un expert-conseil ou un entrepreneur, et précisent la nature des dépenses autorisées. Les règles relatives aux dépenses, ou le contrat que conclut le CASC avec un expert-conseil ou un entrepreneur, ne doivent jamais prévoir que les frais d'hospitalité, les frais d'imprévus ou les frais de repas de l'expert ou de l'entrepreneur sont considérés comme des dépenses autorisées.
 
Les règles précisent que les dépenses autorisées ne peuvent être réclamées et remboursées que si le contrat le prévoit expressément.   


  
Obligations de l'auteur d'une demande de remboursement (demandeur)
Pour pouvoir réclamer le remboursement de frais, le demandeur doit :

  • obtenir toutes les autorisations nécessaires avant d'engager une dépense;
  • présenter l'original du reçu détaillé avec toute demande de remboursement;
  • présenter les demandes de remboursement dans les délais précisés;
  • fournir une description détaillée des frais s'il ne peut obtenir les renseignements ci-dessus ou que ceux-ci ne sont pas disponibles;
  • rembourser tout paiement excédentaire (considéré comme une créance de l'organisme);
  • présenter toutes ses demandes de remboursement de dépenses avant son départ s'il quitte ses fonctions au CASC.

 

Obligations du responsable de l'autorisation (approbateur)
Il est interdit pour un responsable de l'autorisation d'autoriser sa propre demande de remboursement de dépenses, et les dépenses d'un groupe ne peuvent être réclamées que par l'employé occupant le poste le plus important — une personne ne peut pas demander le remboursement des dépenses qu'a engagées le responsable de l'autorisation de ses dépenses. 

Le responsable de l'autorisation est tenu de respecter les obligations suivantes :

  • autoriser uniquement les dépenses nécessaires à la réalisation des activités du CASC;
  • autoriser uniquement les demandes de remboursement accompagnées de toutes les pièces justificatives pertinentes.

Consultez la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic »

Consultez la politique de Remboursement des frais du conseil d'administration
(seulement disponible en anglais) »

Consultez le rapport des dépenses de la direction »